Art. 1 - Toepasselijkheid

Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle leden van Black Oak BV. Bij registratie ontvangen leden online een exemplaar van deze voorwaarden. Door het lidmaatschap af te sluiten bevestigt het lid dat het deze algemene voorwaarden heeft gelezen, begrepen en aanvaard.

Art. 2 - Lidmaatschap

Het lidmaatschap bij Black Oak BV is een overeenkomst van onbepaalde duur die per kalendermaand loopt en per kalendermaand wordt verlengd. Er geldt geen minimumtermijn. Het lid heeft recht op deelname aan het aantal lessen dat gekoppeld is aan het gekozen type lidmaatschap.

Nieuwe leden volgen vóór de start van hun lidmaatschap het starterspakket. Wie eerder lid was en opnieuw start, hoeft geen nieuw starterspakket te volgen en kan meteen met een lidmaatschap starten.

Art. 3 - Lidmaatschapskosten

Elk lid betaalt de bijdrage die hoort bij het gekozen type lidmaatschap. De lidmaatschapskosten worden vooraf betaald en maandelijks automatisch geïnd via domiciliëring rond het begin van elke maand.

Black Oak BV behoudt zich het recht voor om de lidmaatschapstarieven periodiek aan te passen. Leden worden minstens 30 dagen op voorhand schriftelijk (per e-mail) geïnformeerd over prijswijzigingen. Bij een herstart na een onderbreking gelden de tarieven die op dat moment van kracht zijn.

Art. 4 - Duur en beëindiging van het lidmaatschap

Het lidmaatschap kan elke maand worden opgezegd. Een opzegging gebeurt via het formulier op www.blackoak.be/abonnement of per e-mail aan hello@blackoak.be. Een mondelinge melding of een bericht aan een coach of aan een ander adres geldt niet als opzegging.

De opzegging moet minstens 14 dagen vóór de eerste dag van de maand waarin ze ingaat door Black Oak BV ontvangen zijn. Het lidmaatschap eindigt dan op de laatste dag van de voorafgaande kalendermaand. Een opzegging die later wordt ontvangen, gaat één maand later in.

Reeds geïnde maandbijdragen worden niet terugbetaald. Het lid ontvangt per e-mail een bevestiging van de opzegging met de einddatum.

Art. 5 - Wijzigingen van het lidmaatschap

Leden kunnen van type lidmaatschap veranderen via het formulier op www.blackoak.be/abonnement of per e-mail aan hello@blackoak.be, of via de software die Black Oak BV ter beschikking stelt wanneer die mogelijkheid geactiveerd is.

Een upgrade naar een lidmaatschap met meer lessen kan op elk moment ingaan, ook tijdens een lopende kalendermaand. De upgrade wordt in dat geval gerekend vanaf de eerste dag van de lopende maand: het lid krijgt voor die maand het volledige aantal lessen van het nieuwe lidmaatschap en betaalt de volledige maandbijdrage van het nieuwe lidmaatschap. Het verschil met de reeds betaalde bijdrage wordt bij de eerstvolgende inning verrekend.

Een downgrade naar een lidmaatschap met minder lessen gaat in op de eerste dag van de volgende kalendermaand, op voorwaarde dat de aanvraag minstens 14 dagen vóór die dag is ontvangen. Een latere aanvraag gaat één maand later in.

Art. 6 - Pauzeren van het lidmaatschap

Een lidmaatschap kan op elk moment tijdens een actief lidmaatschap worden gepauzeerd, onder de volgende voorwaarden.

Een pauze loopt steeds per volledige kalendermaand en start op de eerste dag van een kalendermaand. Er geldt geen maximale duur. De aanvraag gebeurt via het formulier op www.blackoak.be/abonnement of per e-mail aan hello@blackoak.be, minstens 14 dagen vóór de eerste dag van de eerste pauzemaand.

Het lid geeft bij de aanvraag verplicht de maand op waarin het lidmaatschap opnieuw start. Wordt geen herstartmaand opgegeven, dan wordt de aanvraag als opzegging behandeld overeenkomstig art. 4; het lid wordt daarvan op de hoogte gebracht.

Op de eerste dag van de herstartmaand worden het lidmaatschap en de maandelijkse inning automatisch hervat, zonder mogelijkheid tot terugbetaling. Een verlenging van de pauze moet minstens 14 dagen vóór de eerste dag van de herstartmaand worden aangevraagd. Vroeger herstarten kan op de eerste dag van een kalendermaand, op eenvoudige aanvraag.

Tijdens de pauze is geen bijdrage verschuldigd en heeft het lid geen toegang tot de lessen.

Art. 7 - Lessen

Black Oak BV behoudt zich het recht voor om geplande lessen uit te stellen of te annuleren zonder terugbetaling of compensatie. Dit kan onder meer het geval zijn bij officiële feestdagen, vakantieperiodes, onvoldoende inschrijvingen voor een les, ziekte van een coach, gevallen van overmacht of andere onvoorziene omstandigheden buiten de controle van Black Oak BV.

Art. 8 - Gedrag van leden

Leden dienen respectvol om te gaan met de materialen, faciliteiten en andere leden van Black Oak BV. Leden zijn aansprakelijk voor schade aan eigendommen die het gevolg is van nalatigheid of opzettelijk handelen.

Onaanvaardbaar, grensoverschrijdend of agressief gedrag kan leiden tot onmiddellijke beëindiging van het lidmaatschap zonder recht op terugbetaling. Coaches zijn verantwoordelijk voor het verloop van de les en hebben het volledige gezag en het laatste woord tijdens de lessen.

Art. 9 - Aansprakelijkheid

Deelname aan lessen en het gebruik van materialen en faciliteiten bij Black Oak BV gebeurt op eigen risico van het lid. Black Oak BV en haar coaches zijn niet aansprakelijk voor schade, letsel of overlijden, tenzij dit het gevolg is van grove nalatigheid of een opzettelijke fout van Black Oak BV of haar medewerkers.

Het lid vrijwaart Black Oak BV voor aansprakelijkheid jegens derden die geen verband houdt met de dienstverlening van Black Oak BV.

Art. 10 - Fotografisch materiaal

Black Oak BV maakt regelmatig foto's tijdens lessen en evenementen voor promotionele en redactionele doeleinden. Black Oak BV gebruikt foto's van individuele leden uitsluitend na uitdrukkelijke toestemming (opt-in) van het betreffende lid. Deze toestemming kan op elk moment worden ingetrokken door een e-mail te sturen naar hello@blackoak.be.

Art. 11 - Videomateriaal en camerabewaking

Black Oak BV maakt regelmatig video-opnames tijdens lessen en evenementen voor promotionele en redactionele doeleinden. Black Oak BV gebruikt video's van individuele leden uitsluitend na uitdrukkelijke toestemming (opt-in) van het betreffende lid.

De beveiligingscamera's in de faciliteit zijn geplaatst om veiligheidsredenen. Camerabeelden worden maximaal 72 uur bewaard en daarna automatisch gewist. Beelden mogen uitsluitend worden geraadpleegd en langer worden bewaard in geval van (vermoedelijke) criminele activiteiten, in overeenstemming met de geldende privacywetgeving.

Art. 12 - Privacy en gegevensverwerking

Black Oak BV verwerkt persoonsgegevens van leden uitsluitend voor interne doeleinden en om de ledenervaring te optimaliseren. Persoonsgegevens worden niet doorgegeven aan derden voor commerciële doeleinden, in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR).

Persoonsgegevens worden veilig opgeslagen bij Black Oak BV en bij de volgende verwerkers waarmee een verwerkersovereenkomst is afgesloten: SportBit Manager, Google Workspace, GoHighLevel en Squarespace. Gegevens die via het formulier op www.blackoak.be/abonnement worden doorgegeven, worden verwerkt om de aanvraag uit te voeren en op te volgen.

Coaches en medewerkers van Black Oak BV die toegang hebben tot persoonsgegevens, gebruiken deze uitsluitend voor interne doeleinden. Alle verwerkingsactiviteiten worden bijgehouden in een register van verwerkingsactiviteiten, zoals vereist onder artikel 30 van de AVG.

Leden hebben te allen tijde het recht op inzage, correctie en verwijdering van hun persoonsgegevens. Verzoeken hiertoe kunnen worden gericht aan hello@blackoak.be.

Art. 13 - Slotbepalingen

Op deze algemene voorwaarden is het Belgisch recht van toepassing. Geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechtbanken van het arrondissement Turnhout.

Black Oak BV behoudt zich het recht voor om deze algemene voorwaarden te wijzigen. Leden worden bij wezenlijke wijzigingen minstens 30 dagen op voorhand per e-mail geïnformeerd.

Deze versie geldt vanaf 1 september 2026 en vervangt alle vorige versies.