PRIVACYVERKLARING
Black Oak BV
Hertenstraat 56/3, 2300 Turnhout, Belgie
Laatst bijgewerkt: maart 2026
1. Inleiding
Black Oak BV hecht groot belang aan de bescherming van jouw persoonsgegevens. In deze privacyverklaring leggen we uit welke gegevens we verzamelen, waarom we dat doen, hoe lang we ze bewaren en welke rechten je hebt. We houden ons aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR) en de Belgische privacywetgeving.
Heb je vragen over deze privacyverklaring of over jouw gegevens? Neem dan contact met ons op via hello@blackoak.be of 014 39 18 03.
2. Verwerkingsverantwoordelijke
De verwerkingsverantwoordelijke voor jouw persoonsgegevens is:
Black Oak BV
Hertenstraat 56/3, 2300 Turnhout, Belgie
014 39 18 03
3. Welke gegevens verzamelen we en waarom?
Hieronder vind je een overzicht van de persoonsgegevens die we verzamelen, de grondslag voor de verwerking en de bewaartermijn.
Categorie
Gegevens
Grondslag
Bewaartermijn
Lidmaatschap en facturatie
Naam, adres, e-mailadres, telefoonnummer, geboortedatum, geslacht, betalingsgegevens
Contract
Tot 2 jaar na einde lidmaatschap + 7 jaar boekhoudkundige bewaarplicht
Lesregistratie en performance tracking
Aanwezigheid, sportprestaties, trainingsresultaten
Contract
Tot 6 maanden na einde lidmaatschap
Credits en aankopen
E-mailadres, betalingsgegevens, aankoophistoriek
Contract
Tot 2 jaar na aankoop + 7 jaar boekhoudkundige bewaarplicht
Account (SportBit)
Gebruikersnaam, profielfoto, persoonlijke instellingen
Contract
Tot 6 maanden na opheffen account
Communicatie (e-mail, contactformulier)
E-mailadres, inhoud van berichten
Gerechtvaardigd belang
Tot 6 maanden na afronding van het contact
Nieuwsbrief en marketing
E-mailadres
Toestemming
Tot 3 maanden na uitschrijving
Camerabewaking
Videobeelden
Gerechtvaardigd belang (veiligheid)
Maximaal 72 uur (langer bij vermoeden van criminele activiteiten)
Foto- en videomateriaal (promotie)
Beeldmateriaal van leden
Toestemming (opt-in)
Tot intrekking van toestemming
Website (cookies en analytics)
IP-adres (geanonimiseerd), surfgedrag, cookievoorkeuren
Toestemming / gerechtvaardigd belang
Zie cookiebeleid (sectie 7)
4. Verwerkers en derde partijen
Voor de verwerking van jouw gegevens werken we samen met de volgende dienstverleners (verwerkers). Met elk van hen hebben we een verwerkersovereenkomst afgesloten die de veilige opslag en het correcte gebruik van jouw gegevens waarborgt:
SportBit Manager: ledenadministratie, lesregistratie, facturatie en performance tracking
Google Workspace: interne communicatie en gegevensopslag
GoHighLevel: marketing, communicatie en CRM
Squarespace: website, contactformulier en online kennismakingsaanvragen
We geven jouw persoonsgegevens niet door aan derden voor commerciele doeleinden. Gegevens worden enkel gedeeld met bovenstaande verwerkers of wanneer we daartoe wettelijk verplicht zijn (bijvoorbeeld bij een gerechtelijk bevel of vermoeden van fraude).
Sommige van bovenstaande verwerkers kunnen gegevens opslaan buiten de Europese Economische Ruimte (EER). In dat geval zijn er passende waarborgen getroffen in overeenstemming met de AVG, zoals het gebruik van standaardcontractbepalingen (SCC's).
5. Camerabewaking
In onze faciliteit zijn beveiligingscamera's geplaatst ter bescherming van de veiligheid van leden, medewerkers en eigendommen. Camerabeelden worden maximaal 72 uur bewaard en daarna automatisch gewist. Beelden worden uitsluitend geraadpleegd en eventueel langer bewaard in geval van (vermoedelijke) criminele activiteiten, in overeenstemming met de geldende privacywetgeving.
6. Foto- en videomateriaal
Black Oak maakt regelmatig foto's en video's tijdens lessen en evenementen voor promotionele en redactionele doeleinden (website, sociale media, nieuwsbrieven). We gebruiken beeldmateriaal van individuele leden uitsluitend na uitdrukkelijke toestemming (opt-in). Je kunt deze toestemming op elk moment intrekken door een e-mail te sturen naar hello@blackoak.be.
7. Cookies en Google Analytics
Onze website (www.blackoak.be) maakt gebruik van cookies. Cookies zijn kleine bestanden die op je apparaat worden opgeslagen om de werking van de website te verbeteren en je voorkeuren te onthouden.
We maken gebruik van Google Analytics (GA4) om inzicht te krijgen in hoe bezoekers onze website gebruiken. Google Analytics verwerkt geanonimiseerde gegevens en slaat geen volledige IP-adressen op. We hebben een verwerkersovereenkomst met Google afgesloten.
Je kunt cookies uitschakelen of verwijderen via de instellingen van je browser. Houd er rekening mee dat sommige functies van de website dan mogelijk niet optimaal werken.
8. Marketing en nieuwsbrief
Met jouw toestemming sturen we je af en toe informatie over lessen, evenementen, aanbiedingen en nieuws van Black Oak, per e-mail of via sociale media.
Je kunt je op elk moment uitschrijven voor de nieuwsbrief via de afmeldlink onderaan elke e-mail, of door een bericht te sturen naar hello@blackoak.be. Na uitschrijving wordt je e-mailadres binnen 3 maanden verwijderd uit onze mailinglijst.
9. Jouw rechten
Onder de AVG heb je de volgende rechten met betrekking tot jouw persoonsgegevens:
Recht op inzage: je mag opvragen welke gegevens we van je hebben
Recht op correctie: je mag onjuiste of onvolledige gegevens laten aanpassen
Recht op verwijdering: je mag vragen om je gegevens te laten wissen
Recht op beperking: je mag vragen om de verwerking tijdelijk te beperken
Recht op overdraagbaarheid: je mag vragen om je gegevens in een gangbaar formaat te ontvangen
Recht op bezwaar: je mag bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang
Recht om toestemming in te trekken: als de verwerking gebaseerd is op toestemming, mag je die op elk moment intrekken
Om gebruik te maken van deze rechten kun je contact opnemen via hello@blackoak.be. Vermeld duidelijk je naam zodat we je identiteit kunnen verifieren. We reageren binnen 30 dagen op je verzoek.
10. Beveiliging
Black Oak BV neemt passende technische en organisatorische maatregelen om jouw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang, misbruik of wijziging. We evalueren onze beveiligingsmaatregelen regelmatig en passen ze aan waar nodig.
11. Klachten
Als je vindt dat we niet correct omgaan met jouw persoonsgegevens, horen we dat graag zodat we het kunnen oplossen. Je hebt ook altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Belgische toezichthouder:
Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
www.gegevensbeschermingsautoriteit.be
12. Wijzigingen aan deze privacyverklaring
Black Oak BV kan deze privacyverklaring van tijd tot tijd aanpassen. Bij wezenlijke wijzigingen informeren we je per e-mail of via onze website. Controleer regelmatig de datum bovenaan dit document.
13. Contactgegevens
Black Oak BV
Hertenstraat 56/3, 2300 Turnhout, Belgie
014 39 18 03